Personalrecruiting: Aufgaben, Methoden und Software

Das Personalrecruiting dient dazu, das passende Personal für ein Unternehmen zu finden. In vielen Bereichen ist der Fachkräftemangel zu spüren, sodass die Aufgaben im Personalrecruiting schwieriger werden. Es ist nicht immer einfach, mit den neuesten Trends im Bereich der Personalbeschaffung Schritt zu halten, um das beste Personal zu finden. Einstellungsleiter, Personalverantwortliche und Personalvermittler verbringen oft Stunden damit, Stellenausschreibungen zu bearbeiten, Anzeigen zu erstellen, Kontakte zu Fachleuten zu knüpfen, Bewerbungen zu sichten und Gespräche mit potenziellen Bewerbern zu führen.

Das Wichtigste im Personalrecruiting:

• Wachsende Bedeutung durch Fachkräftemangel
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften
• Erstellung und Management von Stellenausschreibungen
• Nutzung von digitalen Recruiting-Tools und -Software
• Aktive Suche und Ansprache von Kandidaten (Active Sourcing)
• Employer Branding und Pflege von Kandidatenbeziehungen
• Trends: Hybrid Work, Automatisierung, Diversität, Datenbasiertes Recruiting
• Auswahl spezialisierter Jobbörsen und Plattformen für zielgerichtete Rekrutierung
• Einsatz von KI und Automatisierung zur Effizienzsteigerung

Definition und Bedeutung von Personalrecruiting

Das Personalrecruiting bekommt wegen des Fachkräftemangels eine höhere Bedeutung als früher, wird aber genauso dringend benötigt, wenn zu viele Bewerber auf eine Stelle kommen. Ein Personalvermittler ist der Teil von HR (Human Ressources – Personalwesen), der sich auf die Anwerbung neuer Mitarbeiter für ein Unternehmen spezialisiert hat. Einige Personalvermittler arbeiten für Agenturen und helfen Kunden, die richtigen Mitarbeiter für ihre Bedürfnisse zu finden, während andere Personalvermittler im Unternehmen angestellt sind.

Aufgaben von Personalrecruiter

Die wichtigste Aufgabe ist natürlich die Rekrutierung von neuem Personal. Eine Rolle im Einstellungsprozess ist es die richtigen Talente für ein Unternehmen bei Kandidaten zu identifizieren. Dabei arbeitet er eng mit den Führungskräften zusammen, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und passende Kandidaten zu finden. Ein Personalrecruiter erstellt Stellenausschreibungen, filtert Bewerber, führt Vorstellungsgespräche und verhandelt Angebote. Außerdem ist er für die Pflege von Beziehungen zu potenziellen Kandidaten und die Verbesserung des Employer Brandings verantwortlich.

Die wichtigsten Aufgaben im Personalrecruiting:

• Personalplanung

• Zusammenarbeit mit Führungskräften für Bewerberprofil

• Erstellung von Stellenausschreibungen

• Pre-Screening von Bewerbern

• Identifizierung und Ansprache von Talenten

• Durchführung von Vorstellungsgesprächen

• Verhandlung von Gehaltsangeboten

• Pflege von Beziehungen zu Kandidaten

• Verbesserung des Employer Brandings

• Aktive Suche auf Social Media und in Businessnetzwerken

Instrumente und Methoden im Personalrecruiting

Die Methoden im Personalrecruiting werden im digitalen Zeitalter immer mehr durch Softwarelösungen und Automation gelöst. Stellenausschreibungen werden Online erstellt, auf diversen Plattformen beworben, und an Agenturen geleitet. Klassische Stellenausschreibungen in der Zeitung oder auf Werbeflächen eignet sich fast nur noch für lokale Unternehmen. Spezialisierte Software hilft dabei mit einer Flut an Bewerbungen umzugehen, um nach den besten Kandidaten zu filtern.

Jobangebote erstellen

In Deutschland sind die bekanntesten Businessnetzwerke LinkedIn und Xing, wobei Xing immer mehr an Bedeutung verliert. Dort können Jobangebote erstellt werden und nach Fachkräften mit bestimmten Qualifikationen gesucht werden. Je nach Unternehmen kann es Sinn machen, in traditionellen Social Media Seiten aktiv zu sein und auch Stellenangebote auf Instagram, Facebook, Pinterest oder TikTok zu posten. Das Active Sourcing ist die aktive Suche nach qualifiziertem Personal, wobei man ein paar gesetzliche Vorgaben nach dem Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) einhalten sollte. Einfach gesagt sollte man nicht zu penetrant sein und respektvoll die vorgesehenen Kanäle nutzen.

Neben den Businessnetzwerken, die wie Social Media für die Business-Welt sind, gibt es Plattformen nur für Jobangebote. Neben einer Anfrage bei dem Arbeitsamt können auf den folgenden Plattformen Jobangebote erstellt werden:

Die Plattformen beziehen sich dabei auf den deutschen bzw. europäischen Arbeitsmarkt. Für die USA oder andere Staaten gibt es weitere Plattformen, die besser geeignet sind.

Personalrecruiting Agenturen

Personalrecruiting Agenturen unterstützen Unternehmen bei der Suche nach qualifizierten Talenten für offene Stellen im Unternehmen. Diese Agenturen verfügen häufig über eigene Netzwerke und Expertise in spezifischen Branchen und Märkten, um den perfekten Kandidaten zu identifizieren und anzuwerben. Andere fungieren eher als Werbeagentur und sind auf eine effizeiente Kampange  spezialiesiert, um die richtige Fachkraft zu erreichen oder beraten bei einer Strategie.

Insbesondere bei der Suche nach hochqualifizierten Fachkräften kann eine Agentur häufig aushelfen. Für Personalvermittler bieten sie wertvolle Unterstützung, indem sie den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten, administrative Aufgaben übernehmen und Zugang zu einem breiten Netzwerk von Fachkräften ermöglichen. Dies erleichtert es den Personalvermittlern, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren und beschleunigen den Prozess wenn es mal schnell gehen muss.

Personalrecruiting Agenturen zur Personalvermittlung oder als Werbeagentur auf dem Deutschen Arbeitsmarkt sind:

Trends im Personalrecruiting

Personalvermittler können – zusammen mit einigen der neuesten Technologien – dazu beitragen, diesen Prozess zu glätten und ihn sowohl für die Bewerber als auch für die einstellenden Manager zu einem besseren und effizienteren Erlebnis zu machen. Die Welt der Personalbeschaffung ist im Umbruch, aber mit ein wenig Arbeit können Sie bei den neuesten Trends in der Personalbeschaffung auf dem Laufenden bleiben.

Dazu muss man bei Gesetzen auf dem aktuellen Stand bleiben und z.B. die europäische Entgelttransparenzrichtlinie (EU/2023/970), die am 6. Juni 2023 in Kraft trat, beachten. Diese verpflichtet Unternehmen ab dem 7. Juni 2026 das durchschnittliche monatliche Grundgehalt oder das durchschnittliche jährliche Gehalt in Stellenanzeigen anzugeben. Damit bedient die EU einen Trend in der vernetzten Welt, wonach Mitarbeiter und Bewerber ihre Gehälter vergleichen, um ein faires Angebot zu bekommen.

Weitere Trends im Personalrecruiting sind:

• Hybrid Work Model: Flexible Arbeitsmodelle nehmen wieder ab, da Unternehmen Mitarbeiter ins Büro zurückholen wollen.

• Proaktive Kandidatenansprache: Wachsende Bedeutung bei der Ansprache passiver Kandidaten.

• Recruiting Automation: Automatisierung wird zunehmend zur Vereinfachung von Aufgaben genutzt.

• Diversität und Inklusion: Unternehmen investieren mehr in Maßnahmen zur Förderung von Diversität.

• Employer Branding: Arbeitgebermarke wird für die Anziehung von Talenten wichtiger.

• Datenzentriertes Recruiting: Fokus auf strategische und datenbasierte Einstellungsentscheidungen.

• Gen Z im Arbeitsmarkt: Erhöhte Erwartungen an Geschwindigkeit und digitale Prozesse.

• Transformation der Recruiter: Recruiter entwickeln sich zu strategischen Business-Partnern.

• Gig Economy: Zunehmender Trend zu flexiblen, projektbasierten Arbeitsmodellen.

• Gehalts-Transparenz: Wachsende Bedeutung aufgrund neuer Gesetze und Erwartungen.

• Rezessionsangst: Wirtschaftliche Unsicherheiten beeinflussen Einstellungsstrategien.

• Die Große Resignation: Der Trend zu Jobwechseln bleibt bestehen.

• Vorbereitung auf KI und Automatisierung: Wachsende Notwendigkeit von Umschulungsprogrammen.

• Marktverschiebung: Der Fokus verlagert sich auf eine ausgeglichene Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung.

• Rekrutierungs-Chatbots: Zunehmende Nutzung von Chatbots für verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses.

Personalrecruiting Software und Hilfsmittel

Es gibt zahlreiche Software Angebote, die im Personalrecruiting eine große Hilfe sind. Dabei hat jede ihre eigenen Vorteile. Wer auf ein Angebot aus Deutschland setzen will, kann eine Gesamtlösung von SAP oder Datev in Anspruch nehmen. Dadurch kann das gesamte Personalwesen, die Buchhaltung und vieles mehr verwaltet werden und man hat den Vorteil, dass die Software Ansprüche an das deutsche Gesetz erfüllt.

Die besten und größten Lösungen für Rekrutierungssoftware:

• SAP: Größter Anbieter für Software-Gesamtlösungen in Unternehmen inklusive Personal.
• Datev: Zweitgrößter Anbieter aus Deutschland für Softwarelösungen inklusive Personal und Buchhaltung.
• Manatal: Am besten für die meisten Teams – Intuitive Benutzeroberfläche.
• Workable: Beste KI-unterstützte Recruiting-Plattform – Starke KI-Tools.
• Ceipal: Am besten für Bewerber-Tracking – Umfassende Integrationen.
• JazzHR: Am besten für grenzenloses Einstellen – Unbegrenzte Stellenanzeigen.
• Zoho Recruit: Beste kostenlose Rekrutierungssoftware – Umfassendes kostenloses Paket.
• Recruit CRM: Am besten für Personalvermittler – Speziell für Personalvermittler entwickelt.
• iCIMS: Am besten für komplexe Rekrutierungsanforderungen – Skalierbare Lösungen für Großunternehmen.
• Jobvite: Am besten für große Organisationen – Fokus auf große Teams.
• HiringThing: Bestes Eigenmarken-ATS – Anpassbare Benutzeroberfläche.
• Breezy HR: Am besten für schnell wachsende Unternehmen – Schnelle Implementierung.

Personalrecruiting Software automatisiert zeitaufwändige Aufgaben wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, das Filtern von Bewerbungen und die Kommunikation mit Kandidaten. Durch die zentrale Verwaltung von Bewerberdaten und die Integration in andere HR-Systeme ermöglicht die Software eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Führungskräften. Zudem bieten viele Tools KI-gestützte Funktionen, die bei der Vorauswahl der besten Kandidaten helfen und datenbasierte Entscheidungen erleichtern.

Fazit: Personalrecruiting

Der Einsatz von Personalrecruiting-Software ist ein entscheidender Schritt in Richtung der Zukunft der Unternehmensführung. Durch digitales HR-Management und Robotic Process Automation wird der Rekrutierungsprozess effizienter und strategischer gestaltet. Dies ermöglicht es Unternehmen, nicht nur den idealen Kandidaten für den Traumberuf zu finden, sondern auch die Mitarbeiterentwicklung gezielt zu fördern. Besonders Innovationsmanager profitieren von diesen Technologien, da sie ein erfolgreiches Business-Netzwerk aufbauen und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum im Unternehmen schaffen.