Zeitwirtschaftssystem: Rechtssicher und effizient

Zeitwirtschaftssystem in Kürze:

Ein Zeitwirtschaftssystem umfasst alle Bereiche, die Arbeitszeit von Mitarbeitern effizient zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die ein solches System abdeckt:

• Arbeitszeiterfassung
• Schichtplanung und Dienstpläne
• Projektzeiterfassung
• Überstunden- und Pausenregelungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Compliance und gesetzliche Vorgaben
• Mobile Zeiterfassung
• Fehlzeitenmanagement
• Berichte und Analysen
• Integration mit anderen Systemen

„Zeit ist Geld“

Das wußte 1748 schon Benjamin Franklin und schrieb darüber in seinem Buch „Ratschläge für junge Kaufleute“. Gemeint ist, dass nicht nur Arbeitszeit wertvoll ist, sondern auch die Zeit diese Arbeitszeit zu „verwalten„. Mit modernen Zeiterfassungssystemen kann man viel Zeit und Geld einsparen.

Das Thema der Arbeitszeiterfassung hat in Deutschland besonders nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 große Relevanz erlangt. Dieses Urteil verpflichtet die Arbeitgeber in den EU-Mitgliedstaaten, ein zuverlässiges System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einzuführen, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und die Arbeitsbedingungen zu verbessern.

Die Idee dahinter ist, dass eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit notwendig ist, damit Überstunden korrekt abgerechnet und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

• Automatisierte Arbeitszeiterfassung: Dies geschieht entweder durch traditionelle Methoden wie Stempelkarten oder durch digitale Lösungen wie Zeiterfassung per Chipkarte, Fingerabdruck, App oder sogar GPS-basierte Systeme für mobile Mitarbeiter. Diese Automatisierung reduziert Fehler und spart Zeit bei der Datenerfassung.

• Flexible Schichtplanung: Neben der Zeiterfassung bietet die Systeme oft eine Dienstplanfunktion, bei der die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in verschiedenen Schichten geplant werden können. Dies ist besonders in Branchen wie der Produktion oder dem Gesundheitswesen wichtig, wo Schichtarbeit häufig vorkommt.

• Projektbezogene Daten: Zeitwirtschaftssysteme ermöglichen die detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten, die auf spezifische Projekte oder Kunden verteilt werden. Dadurch können die aufgewendeten Stunden für bestimmte Aufgaben oder Projekte präzise erfasst und ausgewertet werden.
• Ermöglicht eine genaue Kostenkontrolle und hilft, die Effizienz einzelner Projekte zu bewerten.

• Überstunden- und Pausenregelung: Das System kann so konfiguriert werden, dass es automatisch Überstunden erfasst und Pausenzeiten berechnet. Gesetzliche Vorgaben zu Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeiten werden über das System überwacht.

  • • Beispiel: In einer Produktionsfirma wird das System so eingestellt, dass es nach 4 Stunden automatisch eine Pause von mindestens 30 Minuten vorschlägt. Werden Überstunden geleistet, informiert das System die Personalabteilung.

• Integration mit Lohnabrechnung: Die Daten der Zeiterfassung können direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung (z.B. DATEV) einfließen. Das spart Zeit bei der Berechnung von Löhnen, Überstunden und anderen Gehaltsbestandteilen.

• Compliance-Management: Zeitwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, insbesondere in Bezug auf Arbeitsschutzgesetze, Überstundenregelungen und Pausen.

  • • Beispiel: In einem großen Industriebetrieb wird das System verwendet, um sicherzustellen, dass keine Schichtarbeiter mehr als die gesetzlich zulässigen 10 Stunden pro Tag arbeiten. Das System alarmiert den Vorgesetzten automatisch, wenn diese Grenze erreicht wird.

• Mobile Zeiterfassung: Besonders für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Bauarbeitern oder anderen mobilen Berufsgruppen ist es von Vorteil, wenn Mitarbeiter ihre Zeiten von unterwegs aus erfassen können.

  • • Beispiel: Ein Unternehmen im Baugewerbe nutzt eine mobile App, damit die Bauarbeitern ihre Arbeitszeit auf der Baustelle erfassen können. So können genaue Aufzeichnungen über Arbeitszeiten an verschiedenen Standorten geführt werden.

• Fehlzeiten: Das System verwaltet und dokumentiert Fehlzeiten wie Krankheitsfälle, Urlaubstage oder Sonderurlaube und integriert diese Informationen in die Personalplanung. Urlaubsanträge und Abwesenheiten werden digital erfasst und in Echtzeit aktualisiert.

• • • Beispiel: Ein Unternehmen nutzt das System, um Krankheitszeiten und Abwesenheiten zu analysieren, um mögliche Muster zu erkennen und Maßnahmen zur Senkung der Fehlzeiten zu ergreifen.

• Berichte und Analysen: Mit den Systemen können Unternehmen Berichte über die Arbeitszeiten und Produktivität ihrer Mitarbeiter erstellen. Diese Berichte sind nützlich für die künftige Personalplanung.

  • • Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen erstellt monatliche Berichte über die Arbeitszeiten und stellt die erzielten Umsätze gegenüber. Mit diesen Daten kann man analysieren und zu entscheiden, ob und wann zusätzliches Personal eingeplant werden muss.

• Schnittstellen: Moderne Zeitwirtschaftssysteme ermöglichen zusammenhängende Verknüpfung der Zeiterfassungsdaten mit weiteren Unternehmensprozessen, wodurch manuelle Datenübertragungen und Fehler vermieden werden.
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Zeitwirtschaftssystem – Apps zur Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeiten kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen. Auch Stechuhr oder Stundentabellen sind noch gestattet. Im Zeitalter der Digitalisierung versteht es sich jedoch fast von selbst, dass auch diese Arbeit digitalisiert wird. Die meisten Unternehmen nutzen dafür schon Apps zur Arbeitszeitverwaltung.

Hier sind einige beliebte Apps zur Arbeitszeiterfassung, die sowohl von kleinen Unternehmen als auch von großen Betrieben genutzt werden:

Aktueller Stand zur gesetzlichen Arbeitszeiterfassung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.

Diese Entscheidung basiert auf einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019, welches die Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives und verlässliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. In Deutschland ergibt sich diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG), das den Arbeitgeber verpflichtet, ein entsprechendes System zu implementieren und aktiv zu nutzen.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt in der gesamten Europäischen Union, da sich das EuGH-Urteil auf die Auslegung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie bezieht. In Deutschland schreibt das Arbeitszeitgesetz bereits vor, dass Arbeitszeiten, die die tägliche Grenze von acht Stunden überschreiten, dokumentiert werden müssen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Vertrauensarbeitszeit, bei der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über ihre Arbeitszeit entscheiden, bleibt weiterhin möglich, solange die gesetzlichen Vorgaben zur Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden.

Dies gilt auch für mobile Arbeit, wie beispielsweise im Homeoffice. Die Einhaltung der Arbeitszeiterfassung wird von den Arbeitsschutzbehörden der Bundesländer überwacht. Bei Verstößen können Sanktionen wie Bußgelder verhängt werden.

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