Die Fragen für ein Mitarbeitergespräch kann sich eine Führungskraft spontan ausdenken. Viele Vorgesetzte, die ein Mitarbeitergespräch führen, verlassen sich dabei auf ihre Erfahrung und Routine in der Gesprächsführung.

Das ist falsch und dem Anlass nicht angemessen.

  • Vielmehr sollte sich der Vorgesetzte auf ein Mitarbeitergespräch gut vorbereiten. Dazu gehören unter anderem gut durchdachte Fragen und ein Gesprächsleitfaden.
  • Bei der Vorbereitung des Gespräches sollte man weitere wichtige Aspekte beachten. Dazu empfehlen wir unsere Checkliste zur Gesprächsvorbereitung.
  • Bei einem Mitarbeitergespräch ist es für die Führungskraft wichtig, dass sie nicht nur Informationen über die Leistung und Zufriedenheit des Mitarbeiters erhält, sondern auch Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, Verbesserung der Zusammenarbeit und zur Motivation findet. 

Checkliste – Vorbereitung Mitarbeitergespräch

Organisation
  • Termin rechtzeitig bekanntgeben (min. 10 Tage vorher)
  • Einladungen an die beteiligten Personen (Inhalt des Gespräches)
  • Ausreichend Zeit einplanen (60-90 Minuten)
  • Räumliche Voraussetzungen planen (ggf. Besprechungsraum)
  • Ungestörte Gesprächszeit (keine anderen Termine planen)
Inhalt
  • Ziele des Gespräches vorher festlegen
  • Unterlagen studieren (Personalakte, Protokolle, Leistungsnachweise etc.)
  • Weitere Informationen von Mitarbeitern oder anderen Führungskräften einholen
  • Anlassbezogene Vorbereitung (jährliches Mitarbeitergespräch, Rückkehrergespräch nach längerer Krankheit…)
  • Auswertung von Festlegungen vorangegangener Gespräche
Eigene Vorbereitung
  • Reflektion der eigenen Einstellung zum Gesprächspartner
  • Rückschau auf den Verlauf vorangegangene Gespräche 
  • Emotionale Vorbereitung auf das Gespräch (je nach Beziehungsstatus)
  • bevorzugte Themen aus anderen Gesprächen reaktivieren

Tipps für den Gesprächsaufbau

Ein Mitarbeitergespräch, auch als Personalgespräch oder Feedbackgespräch bekannt, soll von der Führungskraft gut vorbereitet sein. Geht die Führungskraft unvorbereitet in ein solches Gespräch, entsteht bei dem Mitarbeiter schnell der Eindruck, dass dieses Gespräch nur am Rande geschieht und nicht so wichtig ist. Er fühlt sich dann nicht ernst genommen und nicht wertgeschätzt.

 

Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch

Einstieg
  • Starten Sie mit einem lockeren, positiven Einstieg.
  • Mit Smalltalk kann man ein Gespräch gut eröffnen
  • Würdigung kürzlicher Erfolge des Mitarbeiters. Das schafft Vertrauen und eine entspannte Gesprächsatmosphäre.
  • Ziel des Gespräches formulieren
Beispiel: „Ich habe gesehen, dass das letzte Projekt sehr gut gelaufen ist.“ Herzlichen Glückwunsch dazu!“
Hauptteil
  • Gehen Sie strukturiert durch die vorbereiteten Fragen.
  • Auswertung von Festlegungen des letzten Gespräches
  • Setzen Sie erst den Fokus auf die Vergangenheit, dann auf die Gegenwart und schließlich auf die Zukunft.
  • Erarbeiten gemeinsamer Lösungen und Perspektiven
Beispiel: „Lassen Sie uns darüber sprechen, wie die letzten Monate für Sie verlaufen sind und welche Perspektiven Sie für die nächste Zeit sehen.“
Abschluss
  • Bedanken Sie für das offene Gespräch und legen Sie konkrete nächste Schritte fest.
  • Diese Schritte sollten am besten schriftlich festgehalten werden, um den Fortschritt beim nächsten Gespräch messbar zu machen.
  • Festlegen von Terminen zur Zielerreichung
Beispiel: „Danke für das konstruktive Gespräch. Ich schlage vor, dass wir in der 43. KW Ihre Wünsche zur Weiterbildung mit der Personalabteilung genauer planen.“

Auswertung des Gesprächs

Das beste Mitarbeitergespräch ist für beide Gesprächspartner wertlos und nicht zielführend, wenn es wie  Schall und Rauch verpufft. Das Gespräch ist für den Mitarbeiter ein wichtiges Ereignis. Die Ergebnisse müssen spürbar und messbar sein.

Notizen und Reflexion

  • Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen und reflektieren im Nachhinein, ob die Erwartungen an die Antworten erfüllt wurden und ob neue Erkenntnisse gewonnen wurden.

 

Zusammenfassung

  • Erstellen Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Vereinbarungen.

 

Aktionsplan

  • Setzen Sie einen klaren Plan mit Maßnahmen, Terminen und Verantwortlichkeiten auf.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Führungsstil den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter angepasst ist

 

Nachverfolgung

  • Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und plane Folgemaßnahmen oder Feedbackgespräche.

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Zielgerichtete Fragen für ein Mitarbeitergespräch

Wenn die Führungskraft ein Mitarbeitergespräch strukturiert vorbereitet, sollten sie die Fragen so planen, dass alle relevanten Themenkomplexe angesprochen werden:

 

Fragen zur Selbstreflexion und Eigenwahrnehmung

Frage: „Wie beurteilen Sie Ihre Leistung in den letzten Monaten?“
Zweck
  • Die Selbsteinschätzung zeigt, wie der Mitarbeiter seine eigene Leistung wahrnimmt und wie hoch seine Ansprüche an sich selbst sind.
  • Der Vorgesetzte erkennt, ob der Mitarbeiter realistisch, kritisch oder übermäßig selbstkritisch ist.
Auswertung
  • Vergleichen Sie die Beurteilung des Mitarbeiters mit objektiven Leistungskennzahlen.
  • Gibt es Abweichungen oder Übereinstimmungen?
  • Dies kann Aufschluss darüber geben, ob der Mitarbeiter Unterstützung, Feedback oder möglicherweise eine neue Herausforderung benötigt.
Frage: „Auf welche Ihrer Erfolge sind Sie besonders stolz?“
Zweck
  • Diese Frage hilft, die Prioritäten und Motivation des Mitarbeiters zu verstehen.
Auswertung
  • Identifizieren Sie die Stärken des Mitarbeiters und überlegen Sie, wie diese in zukünftigen Projekten genutzt werden können.

 

Fragen zur Zusammenarbeit und Teamdynamik

Frage: „Wie erleben Sie die Zusammenarbeit im Team?“
Zweck
  • Die Antwort zeigt, wie gut der Mitarbeiter ins Team integriert ist und ob es Konfliktpotenzial gibt.
Auswertung
  • Achten Sie auf Hinweise auf Kommunikationsprobleme oder Konflikte
  • Überlegen Sie, ob Teamwork- oder Kommunikationsförderungsmaßnahmen ggf. hilfreich sein könnten.
Frage: „Gibt es jemanden im Team, von dem Sie besonders viel lernen?“
Zweck
  • Diese Frage beleuchtet positive Beziehungen und mögliche Mentorenrollen im Team.
Auswertung
  • Schaffen Sie Gelegenheiten für das Lernen voneinander und fördern die Zusammenarbeit mit den genannten Kollegen.

 

Fragen zur beruflichen Weiterentwicklung

Frage: „Welche Fähigkeiten möchten Sie in den nächsten Monaten entwickeln?“
Zweck
  • Man erfährt, wo der Mitarbeiter seine Entwicklungsmöglichkeiten sieht.
Auswertung
  • Überlegen Sie, ob passende Weiterbildungsangebote oder neue Projekte bereitgestellt werden können.
Frage: „Welche Herausforderungen würden Sie gerne annehmen?“
Zweck
  • Zeigt die Bereitschaft und Motivation des Mitarbeiters, neue Aufgaben zu übernehmen.
Auswertung
  • Erstellen Sie einen Entwicklungsplan, der auf diese Herausforderungen ausgerichtet ist, und bieten unterstützende Ressourcen

 

Fragen zur Zufriedenheit und Motivation

Frage: „Was macht Ihnen an Ihrer Arbeit am meisten Freude?“
Zweck
  • Diese Frage gibt Einblicke in die Motivationsfaktoren und zeigt, was den Mitarbeiter antreibt.
Auswertung
  • Erhöhen Sie (wenn möglich) den Fokus auf diese Tätigkeiten oder finden Sie Wege, solche Elemente stärker in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Frage: „Gibt es etwas, das Sie sich von der Führungsebene wünschen würden?“
Zweck
  • Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge zu äußern, die möglicherweise zu einer besseren Unterstützung und Arbeitszufriedenheit führen könnten.
Auswertung
  • Sammeln Sie das Feedback und überlegen, welche dieser Wünsche realisierbar sind.

Stellen Sie die richtigen Fragen

Hier sind einige effektive Fragen für ein Mitarbeitergespräch, die sowohl berufliche Entwicklung als auch persönliche Zufriedenheit abdecken:

 

Fragen für ein Mitarbeitergespräch

Rückblick auf die Arbeit

  • Was waren Ihre wichtigsten Erfolge in den letzten Monaten?
  • Welche Aufgaben haben Ihnen besonders Freude bereitet?
  • Welche Herausforderungen haben Sie erlebt, und wie sind Sie damit umgegangen?
  • Was hätten Sie gerne anders gemacht oder verbessert?

Zielsetzung und Entwicklung

  • Welche beruflichen Ziele möchten Sie in den nächsten Monaten oder Jahren erreichen?
  • Gibt es spezielle Fähigkeiten oder Kenntnisse, die Sie (weiter-) entwickeln möchten?
  • Gibt es Projekte oder Verantwortlichkeiten, die Sie interessieren und in denen Sie sich mehr einbringen möchten?

Zufriedenheit und Motivation

  • Was motiviert Sie am meisten in Ihrer aktuellen Rolle?
  • Gibt es Aspekte Ihrer Arbeit, die Sie frustrieren oder demotivieren?
  • Wie könnten wir Ihr Arbeitsumfeld oder Ihre Aufgaben verbessern, damit Sie Ihre Arbeit noch mehr genießen?

Kommunikation und Zusammenarbeit

  • Wie empfinden Sie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen?
  • Gibt es etwas, das wir in Bezug auf Kommunikation und Feedback verbessern könnten?
  • Haben Sie das Gefühl, dass Sie ausreichend Unterstützung und Feedback von Kollegen und Vorgesetzten erhalten?

Work-Life-Balance und Wohlbefinden

  • Wie empfinden Sie Ihr aktuelles Arbeitszeitmodell und Ihre Work-Life-Balance?
  • Gibt es Unterstützung, die wir Ihnen bieten können, um Ihr Gleichgewicht zu verbessern?
  • Haben Sie Anregungen, wie wir die Arbeitsumgebung angenehmer gestalten können?

Karriereperspektiven und langfristige Ziele

  • Welche langfristigen Karriereziele haben Sie, und wie sehen Sie diese in unserem Unternehmen verwirklicht?
  • Gibt es Bereiche, in denen Sie mehr Verantwortung übernehmen möchten?
  • Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeit zu Ihren langfristigen Karriereplänen beiträgt?

Offene Fragen und Verbesserungsvorschläge

  • Haben Sie Vorschläge, wie wir als Team oder Unternehmen effektiver arbeiten könnten?
  • Gibt es Ressourcen oder Tools, die Ihnen helfen würden, Ihre Arbeit besser zu erledigen?
  • Möchten Sie noch etwas ansprechen, das wir bisher nicht besprochen haben?

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