Leadership
Ablauf Kritikgespräch: Strukturiert und effektiv
Ein Kritikgespräch gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Kommunikation im beruflichen Kontext. Es dient der Klärung von Missständen und der Verbesserung der Zusammenarbeit.
Ein Kritikgespräch sollte nicht im Vorfeld negativ besetzt sein, sondern ein Anlass sein, bestimmte Dinge in Zukunft anders und besser zu lösen.
Wir zeigen Ihnen in 5 Schritten, wie Sie ein strukturiertes Kritikgespräch führen:
|
Phase |
Beschreibung |
| 1. Einleitung | Gesprächsrahmen schaffen, Ziel des Gesprächs nennen und eine offene Atmosphäre schaffen. |
| 2. Situationsbeschreibung | Konkrete Beschreibung des kritisierten Verhaltens oder Sachverhalts ohne Verallgemeinerungen oder Anschuldigungen. |
| 3. Wirkung aufzeigen | Erklären, welche Auswirkungen das Verhalten auf die Arbeit, das Team oder die Beziehung hat. |
| 4. Lösungsfindung | Gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten und Lösungen suchen, um die Situation in Zukunft zu vermeiden. |
| 5. Abschluss | Gespräch positiv abschließen, Zusammenfassung der Vereinbarungen und ggf. Unterstützung anbieten. |
Ablauf Kritikgespräch: 5 Phasen
Vorbereitung
Das Gespräch beginnt bereits mit der Vorbereitung. Zeit und Ort des Gesprächs sollten in einer ruhigen, ungestörten Umgebung gewählt werden. Alle Beteiligten werden in geeigneter Form zum Gespräch eingeladen.
Der Mitarbeiter kann sich auf die Gesprächssituation vorbereiten und hat gleichzeitig die Möglichkeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, um erste eigene Lösungen zu entwickeln.
Mediale Unterstützung und Nachbereitung
Abschließend sollte ein Protokoll des Gesprächs an alle Beteiligten verschickt werden, um die besprochenen Maßnahmen zu dokumentieren und eine Grundlage für künftige Fortschrittskontrollen zu schaffen.
Die Auswertung und Kontrolle der vereinbarten Lösungen sollten im Rahmen regelmäßiger Personalgespräche thematisiert werden. Die Auswertung sollte zeitnah erfolgen. Stellt der Vorgesetzte vor diesem Gespräch fest, dass sich der Mitarbeiter überhaupt nicht an die Vereinbarungen hält muss er vorher das erneute Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen.
Beispiel – Ablauf Kritikgespräch
Thema: Regelmäßiges Zuspätkommen eines Mitarbeiters
Phase 1: Einleitung
Vorgesetzter:
„Hallo Herr Müller, schön, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Ich möchte heute ein Gespräch mit Ihnen führen, um ein Thema anzusprechen, das mir in letzter Zeit aufgefallen ist. Mir ist wichtig, dass wir gemeinsam eine Lösung finden, damit Sie sich hier weiterhin wohlfühlen und die Zusammenarbeit gut funktioniert. Geht das für Sie in Ordnung?“
Mitarbeiter:
„Ja, natürlich. Worum geht es genau?“
Phase 2: Situationsbeschreibung
Vorgesetzter:
„Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen häufiger zu spät zur Arbeit gekommen sind. Um Ihnen ein Beispiel zu geben: letzte Woche am Montag und Dienstag waren Sie jeweils etwa 20 Minuten zu spät, und auch diese Woche am Mittwoch sind Sie nicht pünktlich gewesen.“
Mitarbeiter:
„Ja, das stimmt. Ich hatte morgens immer Schwierigkeiten, rechtzeitig loszukommen.“
Phase 3: Wirkung aufzeigen
Vorgesetzter:
„Ich verstehe, dass es manchmal schwierig sein kann, pünktlich zu sein. Allerdings wirkt sich das auch auf unsere Abläufe aus. Wenn Sie zu spät kommen, verzögert sich der Start unserer Teammeetings, und Ihre Kollegen müssen warten. Das führt zu Unruhe im Team und beeinträchtigt den Arbeitsfluss.“
Mitarbeiter:
„Das war mir nicht bewusst, dass es das Team so stark betrifft. Das tut mir leid.“
Phase 4: Lösungsfindung
Vorgesetzter:
„Es freut mich, dass Sie das einsehen. Wie könnten wir es in Zukunft schaffen, dass Sie pünktlich sind? Gibt es vielleicht etwas, das wir besprechen sollten, um Sie zu unterstützen?“
Mitarbeiter:
„Ich denke, ich muss meine Morgenroutine anpassen. Vielleicht könnte ich versuchen, eine halbe Stunde früher aufzustehen, um auf Nummer sicher zu gehen. Es könnte auch helfen, wenn ich flexiblere Startzeiten hätte, falls mal etwas Unvorhergesehenes passiert.“
Vorgesetzter:
„Das klingt nach einem guten Ansatz. Flexible Startzeiten sind in Ausnahmefällen möglich, aber generell ist Pünktlichkeit für den reibungslosen Ablauf wichtig. Wie wäre es, wenn wir uns in zwei Wochen noch einmal zusammensetzen und schauen, ob sich etwas verbessert hat?“
Mitarbeiter:
„Ja, das können wir gerne so machen.“
Phase 5: Abschluss
Vorgesetzter:
„Vielen Dank, Herr Müller, dass Sie offen über das Thema gesprochen haben. Ich schätze Ihre Bereitschaft, eine Lösung zu finden. Ich bin zuversichtlich, dass wir das gemeinsam in den Griff bekommen. Melden Sie sich, wenn Sie dabei Unterstützung brauchen.“
Mitarbeiter:
„Danke, das werde ich tun.“
Zusammenhang zwischen Führungsstil und Kritikgespräch
Der Führungsstil eines Vorgesetzten entscheidet, ob und wie sich ein bestehender Konflikt durch ein Kritikgespräch lösen lässt. Die Art und Weise, wie Konflikte durch Führungskräfte behandelt und gelöst werden, ist entscheidend dafür, ob diese Lösungen dauerhaft und wirkungsvoll sind.
Verschiedene Führungsstile mit unterschiedlichen Ansätzen bei Kritikgesprächen und der Konfliktbewältigung führen zu verschiedenen Ergebnissen:
| Autoritärer Führungsstil | Merkmale der Konfliktlösung |
| Merkmale des Führungsstils | Vorgesetzter trifft Entscheidungen allein, klare Anweisungen. |
| Konfliktbewältigung | Konflikte werden schnell durch die Autorität des Vorgesetzten gelöst, oft ohne Berücksichtigung der Mitarbeiter. |
| Ablauf Kritikgespräch | Der Vorgesetzte dominiert das Gespräch und gibt die Lösung vor, die er erwartet. Mitarbeiter hat kein Mitspracherecht. |
| Demokratischer Führungsstil | Merkmale der Konfliktlösung |
| Merkmale des Führungsstils | Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, Vorgesetzter moderiert. |
| Konfliktbewältigung | Konflikte werden durch offene Diskussionen und die Einbeziehung aller Beteiligten gelöst. |
| Ablauf Kritikgespräch | Das Gespräch ist offen und partizipativ, der Vorgesetzte fördert den Austausch und geht auf Lösungsvorschläge des Mitarbeiters ein. |
| Laissez-faire Führungsstil | Merkmale der Konfliktlösung |
| Merkmale des Führungsstils | Vorgesetzter hält sich zurück, Entscheidungen liegen beim Team. |
| Konfliktbewältigung | Konflikte werden oft ignoriert oder langsam gelöst, da das Team allein gelassen wird. |
| Ablauf Kritikgespräch | Wenig oder kein strukturiertes Kritikgespräch, der Vorgesetzte banalisiert die Situation und „plaudert“ über die Konfliktsituation. Keine Konsequenzen. |
Transformationaler Führungsstil
| Transformationaler Führungsstil | Merkmale der Konfliktlösung |
| Merkmale des Führungsstils | Vorgesetzter motiviert und inspiriert, fördert Eigenverantwortung und Weiterentwicklung. |
| Konfliktbewältigung | Konflikte werden konstruktiv als Chance zur Verbesserung gesehen, kreative Lösungen werden gefördert. |
| Ablauf Kritikgespräch | Lösungsorientiertes Gespräch, der Vorgesetzte hilft dem Mitarbeiter, selbst Lösungen zu entwickeln. |
| Situativer Führungsstil | Merkmale der Konfliktlösung |
| Merkmale des Führungsstils | Anpassung des Führungsstils je nach Situation und den Fähigkeiten des Teams. |
| Konfliktbewältigung | Flexible Konfliktbewältigung, entweder durch den Vorgesetzten selbst oder durch das Einbeziehen des Teams. |
| Ablauf Kritikgespräch | Je nach Situation autoritär oder partizipativ, der Vorgesetzte wählt den besten Ansatz zur Lösung des Konflikts. |
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Heino Zießnitz
Redakteur
Als Küchenmeister und Veranstaltungskaufmann in Berlin bin ich auch als Marketing- und Strategieberater sowie Finanzjournalist tätig, mit Fokus auf ETFs und alternative Investments. Meine Leidenschaft für Berlin, Familie, Wein und Reisen prägt meine Arbeit.
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