Die besten Change Management Tools

Es eine breite Palette von Change Management Tools, von denen jedes für bestimmte Szenarien Vorteile und für andere Schwächen bietet. Die Tools helfen dabei Veränderungen innerhalb eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Software zu verfolgen und umzusetzen. Auf Methoden, wie bestimmte Änderungen umgesetzt werden sollten, gehen wir hier nicht ein. Es geht lediglich um die besten Tools, um Veränderungen zu managen.

Das Wichtigste zu Change Management Tools:

• Change Management Tools müssen verschiedene Anforderungen für unterschiedliche Anwendungen erfüllen.
• Anwendungsgebiete: Softwareentwicklung, Projektmanagement, IT-Service-Management und Infrastruktur, Content Erstellung, Benutzerführung und Onboarding und Änderungsprozesse.
• Funktionen: Berechtigungen von Personen, Anträge, Automatisierung, Risikobewertung, Dokumentation, Dashbaords, Zeiterfassung, Status, Prioritäten, Integration mit anderen Systemen, Kommentare, Chat, Datenaustausch und Aktivitätenprotokoll.

Was ist Change Management?

Change Management kann definiert werden als ein methodischer Ansatz zur Verwaltung des Übergangs oder der Umwandlung der Prozesse, Ziele, Technologien, Kultur oder Struktur eines Unternehmens. Es beinhaltet die Planung, Durchführung und Kontrolle von Veränderungen, um zu gewährleisten, dass sie effektiv umgesetzt werden und zu den gewünschten Ergebnissen führen. Das Hauptziel des Veränderungsmanagements besteht darin, Einzelpersonen, Teams und das gesamte Unternehmen dabei zu unterstützen, sich auf Veränderungen einzustellen und diese so anzunehmen, dass Widerstände verringert und die Vorteile der Veränderung maximiert werden.

Wichtige Change Management Methoden

• Prozesslandkarten sind ein visuelles Diagramm oder Flussdiagramm, das die wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einer strukturierten und übersichtlichen Weise darstellt. Sie ist so einfach gehalten, dass Unbeteiligte den Prozess schnell nachvollziehen können und die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Prozessen und deren Beitrag zum Produkt oder der Wertschöpfung verstehen.

• Culture Mapping ist eine Methode zur Analyse und visuellen Darstellung der kulturellen Aspekte innerhalb einer Organisation, die deren Arbeitsweise und Kommunikation beeinflussen. Es hilft, kulturelle Barrieren zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt zu verbessern.

• Stakeholder-Analyse ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung und Bewertung aller relevanten Interessengruppen (Stakeholder), die von einem Projekt oder einer Entscheidung betroffen sind oder darauf Einfluss nehmen können. Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder werden Priorisierungen zugeordnet und können wieder visuell dargestellt werden.

• Kraftfeldanalyse ist eine Methode zur Identifizierung und Bewertung der Kräfte, die für oder gegen eine geplante Veränderung wirken. Sie hilft dabei, treibende und hemmende Faktoren zu erkennen und Strategien zu entwickeln, um Widerstände zu überwinden und den Wandel erfolgreich zu gestalten.

Was ist ein Change Management Tool?

Ein Change Management Tool ist eine Art Software, die den Prozess der effizienten Steuerung von organisatorischen Veränderungen erleichtert und unterstützt. Diese Tools können Unternehmen bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Änderungen unterstützen, um Störungen zu verringern und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Implementierung zu erhöhen. Änderungsmanagement-Tools bieten oft mehrere Funktionen, um die Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentation und Analyse während des gesamten Änderungsprozesses zu optimieren.

Funktionen von Change Management Tools

1. Change Request Management: Erstellen und Einreichen von Änderungsanträgen. Überwachung des Status von Änderungsanträgen. Verwaltung von Beteiligten Personen.

2. Workflow-Automatisierung: Automatisierte Benachrichtigungen, automatische Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder.

3. Impact-Analyse: Risikobewertung, Kosten-Nutzen-Analyse.

4. Dokumentation und Berichterstattung: Lückenlose Protokollierung aller Änderungen für Revisions- und Compliance-Zwecke.

5. Berichte und Dashboards: Erstellung von Berichten über den Status und die Auswirkungen von Änderungen.

6. Kommunikation und Zusammenarbeit: Ein Ort, an dem alle Stakeholder kommunizieren und zusammenarbeiten können. Echtzeit-Kommunikation über Änderungen.

7. Integration mit anderen Systemen: Freigabe für andere Tools. Integration von anderen Tools.

8. Schulung und Wissensmanagement: Unterstützung bei der Schulung von Mitarbeitern über neue Prozesse und Änderungen. Bereitstellung von Ressourcen und Best Practices für bestehende Prozesse.

9. Compliance und Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken, die durch Änderungen entstehen könnten. Sicherstellen, dass Änderungen den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften entsprechen.

Top Change Management Tools und Softwarelösungen

Aufgrund der großen Vielfalt an Tools auf dem Markt haben wir eine Liste mit einigen der besten Beispiele für diese Tools mit unterschiedlichen Funktionen erstellt. Damit können die wichtigsten Funktionen vergleichen werden, um eine Entscheidung zu treffen. Es werden laufend neue Funktionen ergänzt oder verändert, sodass man vor einer Kaufentscheidung die gewünschten Funktionen nochmal beim Herausgeber überprüfen sollte. Die Bewertungen in der Tabelle stammen von Capterra und Google. Die Change Management Tools wurden nach ihrer Hauptaufgabe in verschiedene Tabellen aufgeteilt und es wird nur eine Auswahl angegeben, da es noch mehr gibt als hier aufgelistet. Viele der Change Management Tools der Softwareentwicklung und Projektmanagement lassen sich auch für andere Zwecken entfremden.

Softwareentwicklung

Projektmanagement

IT-Service-Management und Infrastruktur

Content Erstellung

Benutzerführung und Onboarding

Change Management Spezifische Tools

Top Open Source Change Management Software

Es gibt auch ein paar Open Source Lösungen für Change Management Software. Der Umfang und die Funktionen hängen den bezahlten Lösungen meistens etwas hinterher, manchmal ein paar Jahre. Einige wurden auch eingestellt oder stehen still. Viele Open Source Anbieter bieten dazu eine kostenpflichtige Version an, sodass in der Open Source Version die am häufigsten geforderten Funktionen nicht mehr enthalten sind. Hier sind die bekanntesten Open Source Change Management Software Lösungen:

Auswahl der richtigen Change Management Tools

Es kommt stark auf die Anwendung an, welche Change Management Tool das Beste ist. Die einzelnen Anbieter stellen bestimmte Anforderungen in den Vordergrund und sind dadurch besser als andere Anbieter in einigen Bereichen. Viele Anwendungen werden in der Softwareentwicklung eingesetzt und eignen sich auch als Selbstmanagement Tools für mehr Produktivität. Wer nach einem Tool zur Automatisierung sucht, sollte sich lieber mit Robotic Process Automation beschäftigen. Der Einsatz der richtigen Change Management Tools ermöglicht es Führungskräften, den Wandel zielgerichtet zu steuern und sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht werden.

Neben dem richtigen Change Management Tool sollte auch eine passende Unternehmensführung umgesetzt werden, um die Ziele des Unternehmens umzusetzen. Von Kommunikationsplattformen über Projektmanagement-Software bis hin zu Analysewerkzeugen bieten Change Management Tools eine Vielzahl an Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, die unterschiedlichen Phasen eines Veränderungsprozesses zu begleiten und fördern die Mitarbeiterentwicklung in Unternehmen. Je nach Führungsstil, kann ein innovativer Ansatz bei der Projektgestaltung gewählt werden, um die eignen Mitarbeiter mehr oder weniger stark einzubeziehen.