Personalverwaltung digitalisieren

Personalverwaltung digitalisieren – Für schnellere und effizientere Abläufe

Die Personalverwaltung nimmt eine wichtige Position in jedem Unternehmen mit Angestellten ein. Mithilfe von digitalen Lösungen lassen sich vor allem Routinearbeiten wie die Erstellung der Lohnabrechnungen deutlich vereinfachen und beschleunigen. Aber auch der Bewerbungsprozess und die Zeiterfassung können optimiert werden, sodass mehr Zeit für strategische Aufgaben, Mitarbeiterförderung und Innovation bleibt.

Verschiedene Methoden der Digitalisierung im HR-Bereich

Immer dann, wenn es um die Mitarbeiter im Unternehmen geht, ist von der Personalverwaltung oder vom Personalmanagement die Rede. Gerne wird dieser Bereich auch als Human Resources (HR) bezeichnet. Er umfasst verschiedene Aufgaben wie das Recruiting, die Personalplanung, die Überwachung der Mitarbeiter und deren individuelle Förderung und Weiterentwicklung. Mithilfe von moderner Software lassen sich viele dieser Prozesse automatisieren. Außerdem kann auf immer mehr Unterlagen in Papierform verzichtet werden, was wiederum der Umweltbilanz des Unternehmens zugutekommt. Vieles läuft jetzt vollständig digital ab. Das fängt bei der Einreichung der Bewerbungsunterlagen per Dateianhang in der E-Mail an und reicht bis zur digitalen Personalakte, die sich automatisch aktualisiert.

Die digitale Personalakte – Immer auf dem neusten Stand

Anstatt die Daten zu einzelnen Mitarbeitern in Ordnern im Schrank zu lagern, kann jetzt das Meiste virtuell gespeichert werden. Das ist nicht nur enorm platzsparend, sondern beschleunigt auch den Zugriff auf wichtige Informationen. Wer eine Zugriffsberechtigung hat, kann die Akten praktisch von überall aus einsehen. Hinzu kommt, dass sie sich automatisch aktualisieren, wenn es neue Informationen gibt oder sich etwas am Status des Mitarbeiters geändert hat. Die entsprechenden Daten werden dafür aus anderen Programmen gezogen, die im Unternehmen zum Einsatz kommen.

Moderne Softwarelösungen beschleunigen Routinearbeiten

Im Rahmen der Personalverwaltung können moderne Softwarelösungen zum Einsatz kommen. Zum Beispiel können die Personalplanung und die Zeiterfassung vollständig digital erfolgen. Das macht es deutlich einfacher, die vorhandenen Ressourcen so optimal wie möglich einzusetzen. Anhand der elektronischen Zeiterfassung fallen Überstunden sofort auf, sodass sie zeitnah abgearbeitet werden können. Sogar die Lohnbuchhaltung ist mittlerweile komplett digital möglich. Sofern das Programm mit den notwendigen Daten gefüttert wird, kann es automatisch die anfallenden Lohnabrechnungen erstellen. Das spart Zeit und reduziert außerdem mögliche Fehlerquellen. Überdies können die fertigen Lohnabrechnungen zum Download angeboten werden, was wiederum den Einsatz von Papier überflüssig macht. Um die richtige Wahl für das eigene Unternehmen zu treffen ist es unabdingbar, sich vorab umfassend über potenzielle Tools, Technologien und Lohnbuchhaltungs-Trends zu informieren.

Mitarbeiterproduktivität durch ein Homeoffice-Angebot verbessern

Ein wichtiger Grundpfeiler in der Personalverwaltung ist die Pflege der Mitarbeiterzufriedenheit. In Zeiten des Fachkräftemangels ist sie wichtiger denn je. Nur wenn sich die Angestellten im Betrieb wohlfühlen, bleiben sie gerne und suchen sich nicht bei der ersten Gelegenheit einen neuen Arbeitgeber. Auch für diesen HR-Bereich hat die Digitalisierung einiges zu bieten. Dank Videokonferenz-Systemen und Clouds ist es mittlerweile problemlos möglich, zahlreiche Büroarbeiten ortsunabhängig durchzuführen. Infolgedessen können Unternehmen Homeoffice und Remote Work anbieten. Das lässt bei vielen Mitarbeitern die Zufriedenheit deutlich steigen und spart ihnen unnötige Anfahrtswege. Laut einer Studie der TU Darmstadt sind sie außerdem oft produktiver und tragen so zu einer Beschleunigung der Prozesse im Unternehmen bei.

Schnelleres Recruiting mithilfe verschiedener digitaler Tools

Auch der Bewerbungsprozess kann durch die Digitalisierung spürbar beschleunigt werden. Heute kann ein Unternehmen eine vakante Stelle noch am selben Tag auf einem der großen Jobportale ausschreiben. Dafür sind keine Zeitungsannoncen mehr notwendig. Die Bewerber können genauso schnell darauf reagieren und sich per Online-Formular oder E-Mail melden. Wichtige Unterlagen wie der Lebenslauf werden einfach hochgeladen und mit verschickt. Falls das Unternehmen Interesse an einem Kandidaten hat, kann es zu einem Bewerbungsgespräch via Videocall bitten, sodass lange Anfahrtswege entfallen. All diese Maßnahmen können den Bewerbungsprozess deutlich beschleunigen.

Da Unternehmen sich gerade sehr um Fachkräfte bemühen müssen, ist es ratsam, vorrangig den Recruiting-Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Schließlich muss davon ausgegangen werden, dass sich die Kandidaten auch noch woanders bewerben. Wer die Zusage schneller als die Konkurrenz erteilt, weil er die eigenen Prozesse optimiert hat, hat also bessere Chancen, sich neue fähige Fachkräfte zu sichern.