Selbstmanagement Tools für mehr Produktivität und Teamarbeit

Selbstmanagement Tools helfen dabei mehr Eigenverantwortung, das Verantwortungsbewusstseins von Teams zu fördern und Frist einzuhalten. Um diese Vorteile umzusetzen, helfen Personalmanagement-Tools sich bei der Organisation und Planung, um einen eigenen Zeitplan zurückgewinnen und wieder auf Kurs kommen. Zu den Selbstmanagement Tools zählen Apps fürs Smartphone, den Computer, Bücher und weitere Planungsmittel für Aufgaben, Projekte und kleinen To-Dos.

Selbstmanagement Methoden

Es gibt zahlreiche Selbstmanagement Methoden, die auch in den Apps umgesetzt werden, in Büchern genauer betrachtet werden oder ganz eigene Tools entwickeln, um mehr Selbständigkeit zu erreichen. Dazu zählt auch die Selbständigkeit und Handlungsfähigkeit von einem Team. Zu den beliebtesten Selbstmanagement Methoden zählen die S.M.A.R.T. Methode, ALPEN Methode, Pareto-Prinzip und das Eisenhower Prinzip oder die ABC-Methode.

Selbstmanagement Tools und Apps

Das Smartphone ist der tägliche Begleiter in fast allen Lebenssituationen. Daher ist es naheliegend, das Handy auch als Selbstmanagement Tool einzusetzen, indem man die richtige App findet. Selbstmanagement Apps können im Team auf der Arbeit genutzt werden, aber auch für private Zwecke. Idealerweise können Sie mit der richtigen Selbstmanagement App sowohl Projekte planen, als auch die persönlichen und individuellen Aufgaben. Es gibt viele Project Management Softwares für Unternehmen, um die Aufgaben und Teams zu verwalten. Es hilft in der Regel beim Sammeln, Interpretieren und Analysieren aller mit einem Projekt verbundenen Informationen.

Projektmanagement Apps für selbstverwaltete Teams

Geht es um Apps zur Projektplanung und Selbstmanagement für Unternehmen, sollte man zuerst den Umfang der Projekte abschätzen und die Anzahl der Mitarbeiter in einem Projekt. Innerhalb von Teams sollte es als Kommunikationsschnittstelle einen Team-Messenger wie Slack, Teams, Zoom, Discord, RocketChat, Mattermost oder Chanty geben. Idealerweise ist eine Art von File-Sharing mit Cloud-Zugang in der Kommunikationsschnittstelle integriert. Obwohl in vielen Projektmanagement Apps auch kommuniziert werden kann, haben die etablierten Team-Messenger deutlich mehr Funktionen. Eine Projektmanagement App für Selbstmanagement ist Pflicht, wenn ein Team digital zusammenarbeitet.

Je nach Bereich des Teams kann eine andere Projektmanagement App besser geeignet sein, sodass es keinen klaren Sieger geben kann. Einige sind auf den IT-Sektor und Programmierer spezialisiert, andere auf Medien-Agenturen oder kreatives Arbeiten und wieder andere auf industrielle Betriebe.

Jira – agile Teams

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Jira ist eine von Atlassian entwickelte Projektmanagementsoftware für agile Teams. Sie wurde erstmals 2002 als proprietäre Software zur Fehlerverfolgung (Bug-Tracking) für den IT-Bereich veröffentlicht. Im Laufe der Zeit hat sie sich jedoch zu einer vollwertigen Projektmanagement App für das agile Arbeitsmanagement entwickelt, die die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams und Teammitgliedern mit unterschiedlichen Funktionen unterstützt. Dank der ausgezeichneten Skalierbarkeit und Integration können die Benutzer die Plattform so anpassen, dass sie für Teams jeder Größe geeignet ist.

Asana – Gute Aufgabenverwaltung

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Wenn Sie Ihre individuellen Aufgaben organisieren und Ihre Produktivität steigern möchten, sollten Sie Asana in Betracht ziehen. Asana ist ein hervorragendes persönliches Aufgabenmanagement-Tool und ist als Web- und Mobilanwendung verfügbar. Asana hilft Ihnen dabei, Ihre täglichen individuellen Aufgaben zu kategorisieren, zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Für große Teams könnte es jedoch zu simpel sein.

monday.com

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monday.com ist einer der wenigen Projektmanagement-Anbieter, die derzeit einen KI-Assistenten anbieten. Dank Funktionen wie branchenspezifischen Projektvorlagen, Unteraufgaben und einem Kanban-Board, die in allen monday.com-Tarifen verfügbar sind, können Sie sicher sein, dass die Feinheiten Ihres Projekts mit Leichtigkeit erledigt werden können. monday.com hat auf vielen Portalen eine der besten Bewertungen, obwohl einige auch nach bezahlten Platzierungen klingen.

ClickUp

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ClickUp ist ein Cloud-basiertes Selbstmanagement Tool für die Zusammenarbeit und das persönliche Projektmanagement, das Dokumente, Erinnerungen, Ziele, Kalender und einen Posteingang bietet. Es ist aber auch ein großartiges Produktivitätswerkzeug, das als hervorragende Plattform für das persönliche Aufgabenmanagement funktioniert und Ihnen hilft, schneller zu arbeiten. ClickUp ist vollständig anpassbare auf individuelle Aufgaben und persönliche ToDo-Liste. Guter Support, Dokumentation und Videoanleitungen sind aber nicht ohne Grund vorhanden, da die Einrichtung auf individuelle Standards viel Zeit beanspruchen kann. ClickUp wird nicht nur von zahlreichen führenden Unternehmen wie Google, Airbnb, Uber und Nike eingesetzt, sondern auch von Millionen von Nutzern, die sich bei ihrer täglichen Arbeit auf die App verlassen.

Trello – visuelle Zusammenarbeit

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Trello ist ein Selbstmanagement Tool für die visuelle Zusammenarbeit, mit dem Benutzer Projekte, Arbeitsabläufe und Aufgaben verwalten können. Die Boards, Listen und Karten von Trello machen es leicht, Projekte zu organisieren und zu priorisieren, damit man sich auf kurzfristige Ziele konzentrieren kann. Wenn Sie auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden und effektiven App für Ihr persönliches Aufgabenmanagement sind, die Sie täglich nutzen können, dann wird Ihnen Trello mit seinem Kanban-Stil zum Sortieren und Präsentieren von Aufgaben definitiv helfen, produktiver zu bleiben. Der kostenlose Plan hat Einschränkungen wie eine Obergrenze für die Anzahl der Boards, die Größe der Anhänge usw., was für größere Teams einschränkend sein kann.

Notizen und To-Do als Selbstmanagement Tools

Die meisten Selbstmanagement Tools haben auch eine Funktion für Notizen integriert, aber es gibt auch ein paar Selbstmanagement Apps, die sich auf Notizen und Aufgabenverwaltung spezialisiert haben.

Todoist – Aufgabenmanager und To-Dos

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Todoist ist ein Aufgabenmanager und eine To-Do-Listen-App, die Benutzern hilft, sich zu konzentrieren, zu organisieren und ruhig zu bleiben. Todoist’s Suite von Funktionen umfasst geplante Aufgaben, personalisierte Aufgabenansichten, Unteraufgaben, geteilte Aufgaben, Unterprojekte, wiederkehrender Aufgaben, Etiketten, Benachrichtigungen, prioritätsbasierter Aufgaben.

Notion – gemeinsame Arbeitsbereiche

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Notion ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, mit dem Sie Wissen zentralisieren, Projekte verwalten, Notizen machen und interaktive Präsentationen erstellen können. Anstatt Notizen zu teilen, wird einfach der gesamte Arbeitsbereich geteilt. Außerdem ist ein KI-Assistent integriert, der Ihnen beim Brainstorming, Schreiben und schnelleren Auffinden von Informationen helfen kann.

Holokratie als Selbstmanagement Tool

Holokratie ist ein System der Selbstverwaltung, bei dem die Führungsrolle nicht der traditionellen Befehlshierarchie unterliegt. Anstelle einer statischen Stellenbeschreibung nehmen Personen in einer Holokratie mehrere Rollen ein, die jeweils mit einem Zweck, einem Bereich und Verantwortlichkeiten verbunden sind. Es ist ein Selbstmanagement Tool mit verteilter Verantwortung und Entscheidungsgewalt, bei dem jeder Mitarbeiter stärker einbezogen wird. Das Konzept der Unternehmenshierarchie wird zugunsten einer fließenden Organisationsstruktur aufgegeben, in der die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, wichtige Entscheidungen in ihrem eigenen Zuständigkeitsbereich zu treffen. Holokratie wurde von gewinnorientierten und gemeinnützigen Organisationen in mehreren Ländern übernommen. HolacracyOne führt eine Liste aller Holokratie Unternehmen auf der Welt (244 am 26.03.2024). In Deutschland sind es 23 Unternehmen. Es gibt eine Reihe von Selbstmanagement Tools für Holokratie, darunter 2 große Anbieter:

GlassFrog für Holokratie – Holacracy

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GlassFrog ist ein Selbstmanagement Tool für Organisationen, die Holacracy praktizieren, und befähigt Teams, diesen Verfahrensrahmen effektiv zu implementieren und zu pflegen. Nutzer haben festgestellt, dass GlassFrog in verschiedenen Bereichen immens hilfreich ist, einschließlich der Leitung von Meetings, der Strukturierung von Meetings und der Aufzeichnung von Aktionen und Projekten. Die zentralisierte Plattform von GlassFrog ermöglicht es den Nutzern, leicht auf Unternehmensinformationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, was zu betrieblicher Klarheit und Konsistenz führt. Darüber hinaus erleichtert GlassFrogs Beitrag zu taktischen Meetings das Lernen und die Verbesserung von Holacracy-Methoden. Während einige Nutzer eine Lernkurve beim anfänglichen Onboarding neuer Mitglieder erlebt haben, wurde die Unterstützung des GlassFrog-Teams für seine Reaktionsfähigkeit und Hilfe gelobt. Insgesamt wird GlassFrog als ein wesentliches Werkzeug für die Ausübung von Holacracy angesehen.

Lesenswerte Selbstmanagement Bücher

Selbstmanagement Bücher sind ein guter Weg, um mehr über Selbstmanagement Methoden und Selbstmanagement Tools zu lernen. Viele der Selbstmanagement Bücher regen zu einem Lebenswandel an, aber einige der Bücher sind auch auf Unternehmer ausgerichtet, während andere als Fachbücher die Methoden detailliert erklären.

7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg

Ein Klassiker aus dem Jahr 1997 ist „7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“ von Stephen R. Covey. Die allgemeinen Prinzipien lassen sich noch heute anwenden, sodass das Buch immer noch aktuell ist. Die 7 Wege in dem Buch sind:

1. Pro-aktiv sein

2. Schon am Anfang das Ende im Sinn haben

3. Das Wichtigste zuerst tun

4. Win-Win-Denken

5. Erst verstehen, dann verstanden werden

6. Synergien schaffen

7. Die Säge schärfen

Working Dad

Ein weiteres lesenswertes Buch für Selbstmanagement ist „Working Dad“ von Roman Gaida. Dabei geht es um einen Vater dreier Kinder, der in vielen verschiedenen Führungspositionen gearbeitet hat. Im Gegensatz zu vielen anderen Selbstmanagement Büchern wird hier besonderes Augenmerk auf das Familienleben mit Kindern gelegt. Der Autor ist selbst Vater von Zwillingen.

Ausgetickt: Lieber selbstbestimmt als fremdgesteuert. Abschied vom Zeitmanagement

„Ausgetickt: Lieber selbstbestimmt als fremdgesteuert. Abschied vom Zeitmanagement“ ist ein Buch von Lothar Seiwert, laut FOCUS „Deutschlands führender Zeitmanager„, erklärt, dass Burnout nicht mit Höchstleistung, sondern mit Fremdbestimmung zusammenhängt, und betont die Bedeutung der Selbstbestimmung bei der Prioritätensetzung und Ressourcenverwaltung, um Stresssymptome zu vermeiden. Es regt zu Selbstreflexion und Umdenken im Arbeitsalltag an und bietet interessante Denkanstöße zur Verbesserung der Lebensqualität.

unlearning hierarchy

„unlearning hierarchy“ ist ein Selbstmanagement Buch von Lennart Keil und Daniel Vonier beschreibt die Erfolgsgeschichten von Organisationen wie ING und Buurtzorg (Nachbarschaftspflege), die auf Selbstorganisation setzen, um effizienter zu arbeiten und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Es zeigt die Herausforderungen beim Abschied von hierarchischen Strukturen und betont, dass Selbstorganisation nicht nur ein Modewort sein sollte, sondern eine tiefgreifende Veränderung in der Arbeitskultur erfordert, die letztendlich allen Beteiligten zugutekommt.

Holacracy:The New Management System for a Rapidly Changing World

„Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World“ ist ein Selbstmanagement Buch von Brian J. Robertson, das das Holacracy-System vorstellt, eine alternative Organisationsstruktur, die traditionelle Hierarchien durch ein dynamisches System von Rollen, Kreisen und transparenten Prozessen ersetzt. Robertson erklärt die Prinzipien und Praktiken von Holacracy, wie z.B. die Verteilung von Autorität, die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Förderung von Agilität und Innovation. Das Buch bietet Einblicke und Anleitungen, wie Unternehmen sich an eine sich schnell verändernde Welt anpassen können, indem sie traditionelle Managementmodelle hinter sich lassen und auf Holacracy umstellen.

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

„Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ ist ein Selbstmanagement Buch von David Allen, das einen systematischen Ansatz zur Organisation von Aufgaben und zur Bewältigung von Stress im Alltag präsentiert. Allen erklärt seine Methode, die auf klaren Prinzipien basiert, um effizienter zu arbeiten und ein Gefühl der Ruhe und Kontrolle zu erreichen. Es bietet praktische Tipps und Techniken, um Aufgaben zu verwalten, Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Fazit zu Selbstmanagement Tools

Um produktiv zu sein, ist ein gutes Selbstmanagement Tool wichtig. Es gibt eine Reihe von Tools, die oftmals ähnliche Aufgaben erledigen sollen. Welche Lösung Sie auch suchen, Sie haben jetzt einen guten Überblick über die besten auf dem Markt erhältlichen Selbstmanagement Tools. Je nach Typ des Unternehmens kann ein Tool besser als das andere geeignet sein. Neben dem richtigen Selbstmanagement Tool kommt es auch darauf an, ob nur digital gearbeitet wird oder die Aufgaben auch im Büro organisiert werden.

Neben dem richtigen Selbstmanagement Tool sollte auch eine der Selbstmanagement Methoden angewendet werden, um die eigenen Ziele oder Ziele des Teams zu erreichen. Diese Anwendungen, einschließlich Projektmanagement- und Business-Messaging-Apps, erleichtern die Zusammenarbeit im Team und fördern die Mitarbeiterentwicklung in Unternehmen. Je nach Führungsstil, kann ein innovativer Ansatz bei der Projektgestaltung gewählt werden, um die eignen Mitarbeiter mehr oder weniger stark einzubeziehen.

Es gibt Selbstmanagement Tools, die besser für Einzelpersonen geeignet sind, andere für kleine Teams, die aber nicht für große Unternehmen und Strukturen geeignet sind. In der modernen Unternehmensführung darf ein Selbstmanagement Tool genauso wenig fehlen, wie das richtige Innovationsmanagement. (TB)